Dalam bahasa Inggris, membuat janji disebut dengan appointment. Biasanya membuat janji ini banyak diterapkan dalam kehidupan sehari-hari seperti dalam dunia bisnis hingga hal yang bersifat personal atau pribadi. Tentunya jika kita membuat janji temu (appointment), maka sebaiknya pihak yang ingin diajak bertemu memberikan jawaban atau konfirmasi terhadap appointment tadi atau yang disebut dengan appointment confirmation. Dan sebaiknya disampaikan beberapa waktu sebelumnya atau tidak terlalu mendekati waktu bertemunya.

Membuat janji temu bisa dilakukan melalui berbagai media seperti surat, email, sms, aplikasi pesan instan seperti WA (WhatsApp), Telegram, media sosial, dan sebagainya. Pada kesempatan kali ini saya akan membahas mengenai bagaimana cara membuat appointment confirmation (konfirmasi janji temu) dalam bahasa Inggris.

Melalui email

Berikut ini adalah langkah-langkah menulis konfirmasi janji temu melalui email.

Opening

Pada bagian pembuka email, kita harus menyapa klien kita dengan menyebutkan nama belakang dan titelnya, seperti Mr, Mrs, Ms, Dr, dan sebagainya.

Contoh:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Mrs. Kim
• Dear Dr. Harrington

Meskipun email tidak dikirimkan langsung kepada klien kita (misal: kepada sekretarisnya), tetap saja kita harus menuliskan nama klien kita.

Confirmation

Setelah itu, kita bisa langsung menuliskan tujuan kita mengirimkan email, yakni untuk mengkonfirmasi janji temu. Beberapa frasa yang bisa digunakan untuk memulai konfirmasi adalah:

• I am writing to confirm… (Saya ingin mengkonfirmasi…)
• I would like to confirm… (Saya ingin mengkonfirmasi…)
• This letter is to confirm… (Surat ini untuk mengkonfirmasi…)
• I am happy to confirm… (Saya ingin mengkonfirmasi…)

Jangan lupa juga untuk menuliskan detail janji temunya yang berisi tanggal, jam, dan lokasi pertemuan akan berlangsung.

Contoh:

I am writing to confirm our appointment on Monday, March 1st at 2 pm. We will meet at ABC Office on the third floor at Sudirman Street, Jakarta. (Saya ingin mengkonfirmasi janji temu kita hari Senin, 1 Maret pukul 2 siang. Kita akan bertemu di Kantor ABC lantai tiga di Jalan Sudirman, Jakarta)

Other details

Kita juga bisa menambahkan detail lainnya yang relevan dan yang perlu dikonfirmasi.

Contoh:

Please go to the reception on the ground floor when you arrive. A staff will take you to our meeting location. (Silakan pergi ke tempat resepsi di lantai bawah ketika Anda tiba. Seorang staf akan membawa Anda ke lokasi pertemuan kita)

Follow-up

Paragraf terakhir email konfirmasi berisi ajakan kepada klien untuk menghubungi kita jika mereka memerlukan tambahan atau perubahan pada janji temunya.

Contoh:

• Please contact me if you need additional information. (Silakan hubungi saya jika Anda memerlukan informasi tambahan)
• Please inform me if there should be any changes. (Silakan beri tahu saya jika ada harus yang berubah)
• You can contact me if you have any question or change of plans. (Anda dapat menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau perubahan rencana)

Closing

Sama seperti email lainnya, email konfirmasi juga harus ada penutup. Dalam penutup, kita bisa menuliskan Thank you, Regards, Respectfully, dsb. Ingatlah bahwa pada penutup, kita harus menyantumkan nama lengkap kita.

Contoh:

Thank you and looking forward to meeting you.

Regards,

David Wong

Contoh:

Berikut adalah contoh email konfirmasi janji temu:

Dear Mrs. Kim,

This letter is to confirm our appointment on Monday, March 1st at 2 pm. We will meet at ABC Office on the third floor at Sudirman Street, Jakarta. Please go to the reception on the ground floor when you arrive. A staff will take you to our meeting room.

You can contact me if you have any question or change of plans.

Best regards,

Jack Parker

Terjemahan:

Yth Bu Kim,

Surat ini untuk mengkonfirmasi janji temu kita hari Senin, 1 Maret pukul 2 siang. Kita akan bertemu di Kantor ABC lantai tiga di Jalan Sudirman, Jakarta. Silakan pergi ke tempat resepsi di lantai bawah ketika Anda tiba. Seorang staf akan membawa Anda ke ruang pertemuan kita.

Anda dapat menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau perubahan rencana.

Salam hormat,

Jack Parker

Melalui SMS / WhatsApp

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dicantumkan dalam SMS atau WA konfirmasi janji temu:

Client’s name

Hal yang sederhana namun penting dalam SMS / WA konfirmasi adalah nama klien kita. Pencantuman nama klien, tergantung dari bisnis yang kita jalankan. Misalnya saja kita bisnis kita adalah salon, kita bisa mencantumkan nama depan atau nama belakang klien saja. Sedangkan apabila kita bekerja untuk institusi formal, title seperti Mr, Ms, dsb diperlukan ketika kita mencantumkan nama klien.

Important details

Hal selanjutnya yang harus ada dalam SMS konfirmasi adalah detail janji temu yang berisi tanggal, lokasi, dan jam janji temu. Kita juga bisa menambahkan detail relevan lainnya yang dibutuhkan klien, seperti misalnya apa saja yang harus mereka bawa, apakah mereka harus datang beberapa menit lebih awal, dsb.

Contact to call for further information

Pastikan kita menuliskan kontak yang bisa dihubungi klien kita untuk berjaga-jaga jika mereka memerlukan informasi tambahan. Kontak yang disediakan bisa berupa nomor telepon atau email.

Option to confirm

Buatlah komunikasi semudah mungkin dengan menyediakan opsi konfirmasi kepada klien kita melalui SMS / WA. Contoh:

• Please text CONFIRM or CANCEL. (Silakan ketik KONFIRMASI atau BATAL)
• Please text ATTEND or CANCEL. (Silakan ketik HADIR atau BATAL)

Contoh:

Berikut ini adalah contoh konfirmasi janji temu melalui SMS:

Hi, Jane. You have a 10 am appointment on Saturday, February 27 at Beauty Salon. Please text CONFIRM or CANCEL. If you need to reschedule, feel free to contact us at 0987654321. Have a great day!

Terjemahan:

Hai, Jane. Anda memiliki janji temu pukul 10 pagi hari Sabtu tanggal 27 February di Beauty Salon. Silakan ketik KONFIRMASI atau BATAL. Jika Anda ingin menjadwalkan ulang, silakan hubungi kami di 0987654321. Semoga hari Anda menyenangkan!