Bagi seorang petugas call center atau customer service, memberikan pelayanan yang ramah kepada klien atau pelanggan adalah suatu hal yang wajib, sebab jika tidak maka bisa-bisa klien tidak mau lagi menggunakan produk kita. Menerima telepon memiliki tata cara tersendiri, jangan sampai asal-asalan karena dapat menyebabkan orang lain menjadi tersinggung. Gunakanlah bahasa yang resmi atau formal, ramah, dan sopan.

Bagaimana contoh kalimat bahasa Inggris yang biasa digunakan dalam percakapan seorang petugas atau pekerja call center atau customer service dengan customernya? Berikut ini beberapa kalimat dan frasa penting yang biasa digunakan dan contoh kalimat dan frasa yang harus dihindari.

Meminta maaf sebagai pendahuluan dari tiap komplain

• We would express our deepest apology to the matter (kami ingin mengucapkan maaf untuk hal yang telah terjadi)
• Sorry for all the trouble, we will try our best to help (maaf untuk masalah yang terjadi, kami akan berusaha untuk membantu)
• I apologize for any inconvenience caused and I assure you I’ll do everything possible to help you (saya minta maaf untuk ketidak nyamanannya dan saya pastikan akan melakukan sebaik kemampuan saya untuk membantu)
• We are terribly sorry for the delay (kami minta maaf untuk adanya penundaan)
• I am sorry this happen to you and your family (saya minta maaf ini terjadi padamu dan keluargamu)

Menawarkan bantuan

• Thank you for calling us. How may we help you (terima kasih sudah menelpon kami, Apakah ada yang bisa saya bantu?)
• I am not sure but I will let me find out (saya tidak yakin tapi beri saya waktu untuk mencari tahu)
• Thank you for bringing the matter to our attention (terima kasih sudah mengemukaan masalah ini untuk kami perhatikan)
• I certainly can do that for you you mam/sir (saya bisa melakukan itu untuk Anda)
• I will update you on the matter (saya akan memberikan laporan lanjutan untuk masalah tersebut)
• I appreciate your patience (saya menghargai kesabaran Anda)
• I’ll do everything to resolve this issue as soon as possible (saya akan melakukan apapun untuk menyelesaikan masalahnya secepat mungkin)
• What I can do right now is (Adakah yang bisa saya bantu?)
• I see how frustrating it must be, let’s see how we can work this out (saya memahami kebingungan Anda, mari kita lihat bagaimana kita bisa menyelesaikannya)
• If I were in your position, I would be feeling the same way (kalau saya berada dalam posisi Anda, saya akan merasakan hal yang sama)
• Your business means a lot to us (masalah Anda sangat berarti bagi kami)

Frasa untuk mengarahkan sesuatu

• Here is what you need to do (ini yang harus Anda lakukan)
• All you need to do…(yang Anda perlu lakukan adalah..)
• I will gouide you through the process (saya akan memandu Anda melalui prosesnya)
• Listen to me closely (dengarkan saya baik-baik)
• A simple way to do that is to…(Cara sederhana untuk melakukannya adalah..)

Frasa untuk memastikan sesuatu agar tidak terjadi kesalah pahaman

• So you’re saying that…(jadi yang Anda ingin katakan adalah..)
• What you’re saying…(yang Anda katakan adalah …)
• If I’m getting the story right then…(kalau saya pahami dari ceritanya adalah..)
• Did you mean to tell me…(apakah maksud Anda..)
• If I understand you correctly…(kalau saya tidak salah padahm, maksud Anda adalah..)
• I want to check that we’re both on the same page. (saya mau memastikan apakah kita  sama-sama paham)
• What I’m hearing is [ISSUE]. Is that correct? (saya mendengar (masalah) Apakah benar?)
• Let me confirm the problem to the manager (biarkan saya mengkonfirmasi masalahnya pada manajer)
• I want to make sure I understand your issue … (saya mau memastikan saya sudah paham masalah Anda)

Membuat pelanggan merasa dihargai

• That’s a great question…(itu pertanyaan bagus)
• I would be more than happy…(saya dengan sangat senang)
• That’s a good choice (itu adalah pilihan bagus)
• Because you’re a valued customer (karena Anda adalah pelanggan berharga kami)
• Thank you for calling us with your problems (terima kasih sudah menelpon kami dengan masalah Anda)
• If the problem presists, dont hesitate to call back (kalau masalah terjadi lagi, jangan ragu untuk menelpon kembali)

Kata-kata yang perlu dihindari

• Unfortunately, no …(sayang sekali tidak..)
• I can’t help with that.(saya tidak bisa membantu dengan hal itu)
• Actually …(sebenarnya)
• I am sorry (saya minta maaf)
• You misheard me. (Anda salah mendengar saya)
• Can I put you on hold? (bisakah saya menahan telpon Anda?)
• I don’t see your account information in our database.(saya tidak melihan akun Anda pada data kami)
• I dont know (saya tidak tahu)
• That’s not something I can do. (itu bukan sesuatu yang merupakan tanggung jawab saya)
• Can I call you back? (bisakah saya menelpon Anda kembali?)
• Can you remind me what your last name and phone number are? (bisakah Anda mengulangi nama akhir Anda dan nomor telpon?)
• This looks like a glitch. (sepertinya hanya eror biasa)

Frasa positif

• This is possible, but I need to run a report first.(saya bisa membantu tapi saya harus memasukkan laporan terlebih dahulu)
• I understand why you’d want that. (saya paham kenapa Anda menginginkannya)
• Would you mind giving me a minute to double-check your account? (bisakah saya meminta waktu untuk memeriksa ulang akun Anda?)
• I want to make sure I’m not repeating myself.(saya ingin memastikan kalau saya tidak perlu mengulangi perkataan saya)