Menulis surat dan email bisnis tidak boleh dilakukan sembarangan, sebab kita berkolaborasi dengan perusahaan lain sehingga kita dituntut untuk profesional dari segi penulisan dan bahasa dalam surat karena ini akan menentukan kerjasama bisnis kedepannya.

Agar surat dan email yang ditulis lebih profesional, berikut ini beberapa tips dari saya:

1. Tulis surat dalam format yang benar. Format tersebut meliputi:

• subject (dalam email) atau perihal,
• pembukaan,
• isi surat memuat tujuan yang jelas dan terstruktur, dan
• penutup.

2. Meskipun suratnya singkat, yang penting maksud penulisan surat tertulis dengan jelas.

Tulis surat yang to the point dan tidak bertele-tele. Penerima suratmu mungkin akan menerima ratusan email, dan perlu waktu singkat untuk membacanya.

3. Gunakan subject yang berkaitan dengan isi surat.Trik ini bisa membantu suratmu cepat dibaca. Tetapi jangan juga terlalu agresif dengan mengubah semua huruf menjadi kapital semua, atau menambahkan kata-kata: READ PLEASE, URGENT (kalau nggak mendesak banget, atau menambahkan banyak tanda seru yang membuat “subject email”-mu terlihat alay.

4. Jika Anda membalas email, tulis sedikit kalimat yang mengulas email sebelumnya yang Anda terima, sertakan jawaban atau ulasan sedetail mungkin dan tidak menyimpang.

Kalimat pembukaan bisa ditulis seperti di bawah ini:

• “In reply to your question concerning…” atau
• “I recently wrote to you about…”

5. Sebelum mengakhiri surat, Anda dapat menulis:

• “I look forward to hearing from you” atau
• “I hope we can discuss the issue…”, atau
• “If you need any further assistance, do not hesitate to contact us.” sebagai kalimat yang menyarankan penerima email untuk menghubungi Anda jika mereka memerlukan informasi tambahan.

6. Double check lagi apa yang Anda tulis. Kemampuan proofreading sangat diperlukan disini, karena kalau sampai terjadi kesalahan gramatikal, tentu akan terkesan tidak profesional, bukan? Gunakan aplikasi spell-checker yang sudah bisa Anda temukan di smartphone atau hasil pencarian Google.

7. Meskipun Anda menyampaikan keluhan dalam isi surat, tetap gunakan bahasa yang sopan. Pakai kata-kata ‘‘modal verbs’ seperti would, could dan should agar tetap terkesan sopan.

8. Gunakan kata-kata yang familiar untuk Anda dan juga si penerima email. Jangan terlalu banyak menggunakan istilah berat.

9. Hindari penggunaan jargon, singkatan, bahasa slang, yang memungkinkan orang lain tidak mengerti dan terlihat kurang sopan. Penggunaan singkatan maksud saya disini, daripada menulis I’m, it’s you’re, lebih baik ditulis dengan I am, it is, you are, dan lain-lain.

Itu tadi beberapa tips ampuh menulis surat dan email bisnis bahasa Inggris.