Bagaimana etika menjawab telepon di kantor dan contoh percakapannya dalam bahasa Inggris?

Penjelasan Tentang Etika Berkomunikasi Secara Formal Melalui Telepon

Etika berkomunikasi salah satu nya melalui telepon adalah penting apabila anda adalah karyawan perusahaan, staf pada universitas, sekretaris ataupun lainnya. Mengingat etika untuk menggunakan telepon secara tepat, apakah anda menjawab telepon, membuat panggilan telepon, meninggalkan telepon dengan kesan yang baik atau lain sebagainya. Berikut adalah beberapa petunjuk bermanfaat yang akan membantu untuk membuat percakapan telepon lebih efektif.

• Menggunakan kata-kata seperti “terima kasih” dan “tolong” sangat penting dalam menciptakan suasana yang profesional.
• Mendengarkan orang lain tanpa membuatnya merrasa terganggu.
• Jangan membuat orang takut ketika harus menjawab telepon atau ketika akan menghubungi perusahaan anda.

Menurut pendapat Barners and Manning (1987:94), ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan ketika menjawab telepon, yaitu:

1. Do not let someone wait too long on the telephone : Jangan membiarkan orang lain menunggu terlalu lama di telepon.
2. You must smile when you answer the telephone : Tetap tersenyum ketika menjawab telepon.
3. Do not let the phone ring too long : Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Dengan kata lain telepon tidak boleh berdering lebih dari tiga kali.
4. When you get a rude caller you should not act the same : Ketika anda mendapati penelpon yang kasar (marah), anda tidak harus melakukan tindakan yang sama.
   Contoh : Seorang customer yang komplain dan marah bahwa barang yang telah diorder tidak sesuai dengan apa yang telah dipesan sebelumnya.
5. You must mention your name when you answer the phone : Anda harus menyebutkan nama ketika menjawab telepon.
   Contoh : “Hello, Good morning. Rika is speaking. May I have your name?”
6. You should not use the telephone to call your friend when nobody at the office : Tidak seharusnya anda menggunakan telepon kantor untuk menelpon urusan pribadi ketika berada di kantor.
7. You should end the conversation in a very convenient way and make a summary of what should be done next.

Apabila orang yang dituju sedang tidak berada di tempat, anda harus mengakhiri percakapan dengan cara yang sangat nyaman dan membuat ringkasan dari apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Contoh Dialog Cara Menjawab Telepon Di Kantor Dalam Bahasa Inggris

Secretary : Good morning. Dian Megatama Corporation. Can I help you?
Mr. Nelson : Good morning. I’d like to speak to Mr. Sunarto, please

Secretary : Mr. Sunarto is in a meeting with the personal Manager. Who’s calling, please?
Mr. Nelson : This is Herry Nelson of American Oil Company. Do you know what time he will finish?

Secretary : I think the meeting won’t last long. Is there anything I can do for you?
Mr. Nelson : Could you please tell Mr. Sunarto to call me back?

Secretary : Right, Sir. May I have your phone number, please?
Mr. Nelson : Sure. My phone number is 8643023. I believe Mr. Sunarto know this number

Secretary : Thank you. I’ll tell Mr. Sunarto soon after he has finished
Mr. Nelson : Thank you for your help. Good bye
Secretary : Good bye, Mr. Nelson. Have a nice day

Demikian penjelasan dan contoh singkat cara menjawab telepon dikantor dalam Bahasa Inggris.