Apa yang dimaksud dengan inquiry letter dan bagaimana contohnya?

Pengertian

Inquiry letter adalah surat yang bertujuan untuk meminta suatu informasi yang dapat berguna bagi pengirim surat. Karena seorang pengirim surat membutuhkan suatu informasi, maka dalam surat ini harus menggunakan bahasa yang sopan dan tidak memiliki kesan memerintah bahkan memaksa. Cara lain untuk menulis surat ini adalah memberikan data mengenai dirinya atau perusahaannya sehingga penerima surat dapat membuktikan keabsahan penulis surat.

Penulis surat harus menuliskan alasan yang tertera dalam surat tersebut. Terdapat dua jenis yang termasuk ke dalam inquiry letter. Berikut adalah penjelasan dari keduanya:

1. The First Inquiry

The first inquiry adalah jenis surat yang biasanya dipakai dalam bertransaksi pada suatu perdagangan. The first inquiry disebut juga sebagai sebuah surat yang pertama kali dikirim kepada pembeli. Jadi, ketika terdapat seorang pembeli yang baru saja akan melakukan sebuah transaksi, maka pembeli tersebut menggunakan surat berjenis first inquiry.

2. The Routine Inquiry

The Routine inquiry biasanya diberikan secara rutin. Apabila ada permintaan sebuah barang dari pembeli dan juga sudah sering melakukan surat permintaan tersebut sebelumnya, maka seorang pembeli hanya perlu membuat surat permintaan berjenis routine inquiry ini. Hal itu yang membedakan jenis dari keduanya.

Struktur Inquiry Letter

Berikut adalah struktur dari surat permintaan informasi (inquiry letter):

1. Kop surat
2. Perihal
3. Tanggal pembuatan surat
4. Alamat perusahaan
5. Salam pembuka
6. Isi
7. Salam penutup
8. Tanda tangan pengirim
9. Alamat perusahaan pengirim surat

Contoh Inquiry Letter

Berikut adalah contoh surat permintaan informasi (inquiry letter):

KOP SURAT

Subject: Inquiry Letter
2nd March, 2021
ABDURAHMAN PERSADA
Jl. Ujung Harapan Raya No. 57
Kab. Bekasi
Ref. DS/AC

Dear Sirs,
We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1st March 2021 and made interested us.
Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types of sample are interesting, we will order your product.
We are looking forward to receiving your reply soon.

Yours faithfully,

Deni Soeltoni
Head of Distributor

PRIMANUGROHO
Jl. Krakatau Blok A7 No. 43
Bekasi Timur

Itu tadi penjelasan mengenai pengertian inquiry letter beserta dengan contohnya dalam bahasa Inggris.